Allgemeine Geschaeftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese AGB gelten fuer alle Vertraege zwischen der Maxlina GmbH, Felsgasse 9 Tuer 20-21, 1110 Wien, Oesterreich (Firmenbuchnummer: FN — nach Firmenbucheintragung einsetzen, Handelsgericht Wien; nachfolgend „Anbieter") und gewerblichen Kunden (nachfolgend „Mandant") ueber die Nutzung der SaaS-Plattform REGOLIO.

(2) Abweichende Bedingungen des Mandanten werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdruecklich in Textform zu.

(3) Das Angebot richtet sich ausschliesslich an Unternehmer im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 KSchG bzw. § 1 UGB. Verbraucher im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 2 KSchG sind keine Vertragspartner.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Mandanten die SaaS-Plattform REGOLIO ueber das Internet zur Verfuegung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus dem gewaehlten Tarif (Project Pass / Team Pass / Enterprise) sowie der Leistungsbeschreibung auf der Tarifseite.

(2) Die Plattform unterstuetzt die strukturierte Projektabwicklung nach IPMA-Standard (ICB4/GPM) sowie optionale, governed KI-Funktionen (MAXI). Die Nutzung von KI-Funktionen ist optional und gesondert zu aktivieren.

(3) Fuer KI-Funktionen und KI-Ausgaben gilt ergaenzend § 2a.

(4) Der KI-Assistent kann plattformweit (Projekt- und Kundenverwaltung) Auskuenfte geben und Aktionen vorbereiten. Auf der Standard-Vertrauensstufe wird jede schreibende Aktion erst nach ausdruecklicher Freigabe durch einen berechtigten Nutzer des Mandanten ausgefuehrt. Hebt der Mandant die Vertrauensstufe an, kann der Assistent reversible Datenaenderungen automatisch ausfuehren (jeweils mit Audit-Protokoll). Zahlungen, Tarifwechsel und Kuendigungen, DSGVO-Loeschantraege, Genehmigungsakte, Mitglieder-Einladungen und externe Kommunikation bleiben auf jeder Vertrauensstufe freigabepflichtig; Zahlungen erfolgen ausschliesslich ueber den Zahlungsdienstleister (§ 6).

§ 2a KI-Funktionen, Letztverantwortung und Gewaehrleistung

(1) KI-Ausgaben sind Entwuerfe und Vorschlaege. Das gilt fuer Texte, Plaene, Berichte, Bewertungen und Zusammenfassungen ebenso wie fuer Aktionen, die nach Freigabe, auf einer erhoehten Vertrauensstufe oder durch einen vom Mandanten berechtigten externen KI-Agenten ausgefuehrt werden. Der Anbieter schuldet und sichert weder Richtigkeit, Vollstaendigkeit oder Aktualitaet noch die Eignung fuer einen bestimmten Zweck oder ein bestimmtes Ergebnis zu.

(2) Der Mandant prueft KI-Ausgaben vor jeder Verwendung. Er traegt die Letztverantwortung fuer deren Uebernahme, Weitergabe und Veroeffentlichung sowie fuer alle Entscheidungen, die er oder seine Nutzer darauf stuetzen. Die Freigabe einer KI-Aktion durch einen Nutzer des Mandanten, die Anhebung der Vertrauensstufe und die Berechtigung externer KI-Agenten sind Entscheidungen des Mandanten.

(3) Fuer den Inhalt von KI-Ausgaben und fuer Schaeden aus Entscheidungen, die auf KI-Ausgaben beruhen, uebernimmt der Anbieter keine Haftung und keine Gewaehr, soweit dies gesetzlich zulaessig ist; § 8 Abs. 4 bleibt unberuehrt.

(4) KI-Modelle werden lokal oder von Drittanbietern bereitgestellt, auch ueber vom Mandanten eingebrachte Schluessel (§ 5 Abs. 7). Modelle koennen sich aendern, ersetzt werden oder ausfallen; eine bestimmte Modellqualitaet oder Verfuegbarkeit von Drittmodellen wird nicht geschuldet.

(5) Vor einer Uebermittlung an einen Cloud-KI-Anbieter fuehrt der Anbieter eine automatische Pseudonymisierung durch. Sie ist ein technisches Hilfsmittel und erkennt nicht jede personenbezogene Angabe; eine vollstaendige oder fehlerfreie Pseudonymisierung sichert der Anbieter nicht zu. Ob Inhalte an einen KI-Anbieter uebermittelt werden duerfen, entscheidet und verantwortet der Mandant; die Freigabe sensibler Daten fuer eine Cloud-Verarbeitung ist seine Entscheidung. Abs. 3 und § 8 gelten entsprechend.

§ 3 Vertragsabschluss

(1) Die Darstellung der Tarife stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(2) Mit Absenden der Bestellung gibt der Mandant ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt mit der Annahmeerklaerung des Anbieters (z. B. Bestaetigungs-E-Mail oder Freischaltung) zustande.

§ 4 Leistungsumfang und Verfuegbarkeit

(1) Der Anbieter strebt eine Verfuegbarkeit von 99,5 % im Jahresmittel an, gemessen am Uebergabepunkt des Rechenzentrums.

(2) Geplante Wartungsfenster werden, soweit zumutbar, vorab angekuendigt und nicht in die Verfuegbarkeit eingerechnet.

(3) Der Support erfolgt per E-Mail ansupport@regolio.comsowie ueber das integrierte Hilfe-Center; Reaktionszeiten richten sich nach dem gewaehlten Tarif.

§ 5 Pflichten des Mandanten

(1) Der Mandant haelt seine Zugangsdaten geheim und schuetzt sie vor dem Zugriff Dritter.

(2) Der Mandant nutzt die Plattform nicht zu rechtswidrigen Zwecken und stellt nur Inhalte ein, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist.

(3) Der Mandant ist fuer die von ihm eingestellten Inhalte sowie fuer die Rechtmaessigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten seiner eigenen Kunden allein verantwortlich (siehe AVV).

(4) Bei Nutzung der KI-Funktionen beachtet der Mandant die LLM-Provider-Policy und ist fuer die eingegebenen Daten/Prompts verantwortlich.

(5) Erzeugt der Mandant zeitlich begrenzte Zugangs-Links (z. B. Magic-Links fuer externe Zulieferer oder Kurzzeit-Links der Diktierfunktion), gibt er diese nur an die vorgesehenen Personen weiter und ist fuer deren Nutzung durch die von ihm eingeladenen Dritten verantwortlich. Solche Links sind personen- bzw. zweckgebunden und laufen automatisch ab.

(6) Bindet der Mandant Drittsysteme an (z. B. Jira, Microsoft Teams, Confluence oder generische Webhooks), ist er fuer die dabei verwendeten Zugangsdaten, die Zulaessigkeit der Datenuebertragung an das Drittsystem und die Inhalte der angebundenen Systeme verantwortlich. Fuer die Verfuegbarkeit und das Verhalten von Drittdiensten uebernimmt der Anbieter keine Gewaehr.

(7) Bringt der Mandant eigene Zugangsschluessel fuer KI-Anbieter ein (BYOK, z. B. OpenRouter, Anthropic, OpenAI, Google oder Mistral), schliesst er den Vertrag mit diesem Anbieter selbst. Der Anbieter des KI-Dienstes ist Vertragspartner des Mandanten und kein Unterauftragsverarbeiter des Anbieters. Der Mandant verantwortet die Auswahl des KI-Anbieters und des Modells, den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit ihm, die Rechtsgrundlage fuer eine Uebermittlung in Drittlaender, die dort anfallenden Kosten sowie die Sicherheit und Rotation seiner Schluessel beim KI-Anbieter. Der Anbieter stellt fuer diese Kundenroute die technische Anbindung bereit, speichert die Schluessel verschluesselt, fuehrt vor der Uebermittlung eine automatische Pseudonymisierung durch (§ 2a Abs. 5) und klaert vor einer Freigabe sensibler Daten auf. Fuer die Verarbeitung beim KI-Anbieter ist der Anbieter weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter; im Verhaeltnis zum Mandanten haftet er hierfuer nicht, soweit gesetzlich zulaessig (§ 8 Abs. 4 bleibt unberuehrt).

(7a) KI-Route von REGOLIO: Der Anbieter kann fuer einen Mandanten einen KI-Anbieter mit eigenem Schluessel einsetzen (standardmaessig aus). Der Anbieter schaltet die Route je Mandant frei; sie wird erst genutzt, wenn ein Administrator des Mandanten sie nach einer Aufklaerung mit Anbieter, Endpunkt, Verarbeitungsort und Preis ausdruecklich genehmigt. Der KI-Anbieter ist Unterauftragsverarbeiter des Anbieters (AVV § 3 Abs. 3b) und mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie dem vertraglichen Ausschluss des Trainings mit Daten des Mandanten gebunden; die Genehmigung ist die gesonderte Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO. Die Kosten werden nach Verbrauch zu dem in der Aufklaerung genannten Preis zuzueglich Umsatzsteuer weiterverrechnet; eine Preisaenderung verlangt eine neue Genehmigung. Gibt der Mandant einen eigenen Schluessel frei (Abs. 7), ersetzt dies die Route. Fuer die Verarbeitung als Auftragsverarbeiter haftet der Anbieter nach § 8; fuer KI-Ausgaben gilt § 2a.

(8) Berechtigt der Mandant externe KI-Agenten (z. B. ueber Agenten-Schluessel, MCP oder die Kommandozeile), bestimmt er deren Bereich, Rechte und Budget. Er verantwortet Auswahl, Konfiguration, Beauftragung und Ueberwachung dieser Agenten sowie deren Handlungen im Rahmen der erteilten Rechte; § 2a gilt entsprechend.

§ 6 Verguetung und Zahlung

(1) Es gelten die Preise des gewaehlten Tarifs gemaess Preisliste. Sonderkonditionen des Founding Circle gelten gemaess gesonderter Zusage und bleiben fuer die zugesagte Dauer preisgebunden.

(2) Die Zahlungsabwicklung erfolgt ueber den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (z. B. Kreditkarte, SEPA-Lastschrift). Es gelten ergaenzend dessen Bedingungen fuer die Zahlungsabwicklung.

(3) Bei Zahlungsverzug mahnt der Anbieter gestuft per E-Mail: Zahlungserinnerung, Mahnung mit Ankuendigung der Zugangsbeschraenkung unter Angabe des Datums sowie letzte Mahnung. Bleibt die Zahlung aus, wird der Zugang fruehestens 14 Tage nach Faelligkeit auf Nur-Lesen beschraenkt; bestehende Daten bleiben abrufbar und der Daten-Export bleibt jederzeit moeglich. Nach Zahlungseingang wird der volle Zugang automatisch wiederhergestellt. Das Recht, Verzugszinsen zu verlangen, bleibt unberuehrt.

(4) Jahresabonnements enthalten einen Rabatt gegenueber der monatlichen Zahlweise. Bei vorzeitiger Beendigung eines Jahresabonnements mit Erstattung wird dieser Rabatt rueckwirkend aufgehoben: bereits genutzte (auch angebrochene) Monate werden zum regulaeren Monatspreis abgerechnet und der Differenzbetrag von der Erstattung abgezogen; eine Nachforderung ueber den gezahlten Betrag hinaus entsteht dadurch nicht. Zwingende gesetzliche Ruecktritts- oder Widerrufsrechte (soweit anwendbar, insbesondere binnen 14 Tagen nach Vertragsschluss) bleiben unberuehrt und werden ohne Rabatt-Rueckverrechnung erstattet. Auf diese Regelung wird beim Abschluss eines Jahresabonnements gesondert hingewiesen.

§ 7 Laufzeit und Kuendigung

(1) Der Vertrag laeuft fuer die gewaehlte Abrechnungsperiode (Monat oder Jahr) und verlaengert sich jeweils um eine weitere Periode, wenn er nicht gekuendigt wird.

(2) Der Mandant kann jederzeit mit Wirkung zum Ende der bereits bezahlten Abrechnungsperiode kuendigen; eine zusaetzliche Kuendigungsfrist besteht nicht. Die Kuendigung erfolgt im Abo-Bereich des Dashboards oder in Textform. Bis zum Wirksamwerden bleibt der volle Leistungsumfang erhalten.

(3) Das Recht zur ausserordentlichen Kuendigung aus wichtigem Grund bleibt unberuehrt. Kuendigungen beduerfen der Textform.

(4) Nach Vertragsende (Ablauf einer Kuendigung, endgueltige Nichtzahlung nach Abschluss des Mahnverfahrens oder einvernehmliche Beendigung) bleibt der Zugang 30 Tage im Nur-Lesen-Modus bestehen. In diesem Zeitraum kann der Mandant saemtliche Daten ueber den Self-Service-Export (Einstellungen → Datenschutz) vollstaendig exportieren; der Anbieter erinnert waehrend des Fensters mehrfach per E-Mail. Nach Ablauf des Fensters werden alle Mandanten-Daten vollstaendig und unwiderruflich geloescht. Belege, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (insbesondere Rechnungen: 7 Jahre nach § 132 BAO, bis zu 10 Jahre fuer OSS-Aufzeichnungen), bleiben von der Loeschung ausgenommen und werden mit eingeschraenkter Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) aufbewahrt.

§ 8 Haftung

(1) Der Anbieter haftet nur fuer Schaeden, die er vorsaetzlich oder krass grob fahrlaessig verursacht hat. Die Haftung fuer leichte und fuer einfache grobe Fahrlaessigkeit ist ausgeschlossen.

(2) Soweit der Anbieter haftet, ist die Haftung insgesamt je Schadensereignis auf das Entgelt begrenzt, das der Mandant fuer den zum Zeitpunkt des Schadensereignisses laufenden Abrechnungszeitraum (Monat oder Jahr) zu zahlen hat; Einmalleistungen und verbrauchsabhaengige Entgelte bleiben dabei ausser Betracht.

(3) Ausgeschlossen ist der Ersatz von Folgeschaeden, entgangenem Gewinn, Projektverzug und reinen Vermoegensschaeden, insbesondere aus Entscheidungen, die auf KI-Ausgaben beruhen (§ 2a). Fuer Datenverlust haftet der Anbieter nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei regelmaessiger Sicherung durch den Mandanten (Abs. 5) eingetreten waere.

(4) Die Haftungsbeschraenkungen dieses Paragraphen und des § 2a gelten nicht fuer Personenschaeden, fuer die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz (PHG) und fuer sonstige zwingende gesetzliche Haftung.

(5) Der Mandant ist fuer die regelmaessige Sicherung seiner Daten ueber die bereitgestellte Exportfunktion verantwortlich.

(6) Der Anbieter leistet keine Gewaehr fuer eine ununterbrochene Verfuegbarkeit oder die Fehlerfreiheit der Plattform ueber die in § 4 zugesagten Leistungen hinaus; fuer KI-Ausgaben gilt § 2a.

§ 9 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Es gilt ergaenzend dieDatenschutzerklaerung.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Mandanten verarbeitet, gilt derAuftragsverarbeitungsvertrag (AVV)nach Art. 28 DSGVO als Vertragsbestandteil.

(3) Der Anbieter unterhaelt technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 32 DSGVO (TOMs als Anlage zum AVV).

§ 10 Aenderung der AGB

Aenderungen dieser AGB werden dem Mandanten in Textform mindestens sechs Wochen im Voraus angekuendigt. Widerspricht der Mandant nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung und nutzt er den Dienst weiter, gelten die Aenderungen als angenommen; auf die Bedeutung des Schweigens wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt oesterreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.

(2) Ausschliesslicher Gerichtsstand fuer alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das sachlich zustaendige Gericht am Sitz des Anbieters in Wien.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der uebrigen Bestimmungen unberuehrt.